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企業無紙化會議系統的實現分析

發布日期：2022-03-31

無紙化會議系統目前在很多大型企業已經逐漸應用并備受青睞，企業無紙化會議系統功能全面、效率快，還能節約紙張資源，從而提高執行力和信息溝通水平，為促進企業科學發展提供了技術保障，因此根據企業發展需要構建企業無紙化會議系統是必要的，也是可行的。

  一、企業會議系統現狀

  目前大部分企業在開會前，工作人員需要打印大量會議資料和桌面席卡，會前的準備過程繁瑣，工作量大且缺乏應變能力;會場排位手工管理、機動性差、效率低。會議簽到、表決、會討、視頻、數據服務等系統相互獨立，規模龐大，集成性差:會中文件量大，分發效率不高;與會人員交互時需要操作多套設備(音頻、視頻、文件操作等)，增加系統使用難度。與會人員桌面布局復雜，物品繁多凌亂。視頻信息集中于傳統大屏幕，距離遠者觀看困難，且不便實時交互;會中與會者對資料的修改、批注、意見等情況難以歸納記錄，與會者討論、投票表決等內容無法自動保存等，與會者與服務人員間溝通不順暢:會后一方面與會者攜帶資料離場，企業重大機密信息可能存在泄密風險進而導致重大商業損失，另一方面會后資料的收集、管理也會耗費大量人力、物力且會造成大量紙張浪費。

  二、無紙化會議系統的意義

  無紙化會議系統是自動化數字化操作系統，所有電子版會議資料都能夠進行終端瀏覽及操作，明確與會者職能和授權。服務器端設定排位信息后直接更新到各終端，無需人工干預。無紙化終端集成各種會議服務功能，一臺終端滿足與會人員各種需求。與會人員僅操作無紙化終端，觸摸屏操作簡單靈活便捷。桌面整潔有序，美觀大方。與會人員可操作個人終端，調整最佳視角，不再為距離苦惱。歸檔方式可自由選擇、將討論的會議文件重點做上標注、便于會后整理、存檔。會議呼叫一鍵完成，不再干擾會議進程。會議資料瀏覽、下載權限由管理員控制，獨創保密方案確保信息安全，防黑客設計保障會議不受干擾，有助于實現無紙化辦公，全力推行電子政務，推進企業現代化建設。
無紙化會議系統
  三、無紙化會議系統基本構成要素、功能特點分析

  無紙化會議系統由三大部分組成:服務器端、會務端和客戶終端。其中服務器端可實現會議申請、會議審批、會議管理等功能，操作人員只要操作網絡中的任意一臺電腦，用管理員的身份登錄系統，就可以完成會議前和會議后所提供的全部管理操作，方便系統的使用與維護。會務端是會議過程中的操作端，負責會議運行過程中的資料上傳、界面共享的切換、表決議題的發起等操作?？蛻艚K端是與會者客戶端運行的界面，可實現會議簽到、會議信息瀏覽、會議布局瀏覽、與會人員信息查詢、會議資料交流、界面共享、投票表決、網上瀏覽、視頻點播、資料導出、呼叫服務等功能。

  移動無紙化會議系統適用于有移動會議及無紙化會議的企業，從目前的運行情況反饋，系統運行穩定可靠，滿足使用單位的移動會議及無紙化會議的需求。

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